أصبحت إدارة المشاريع عبر الإنترنت أكثر شيوعًا في السنوات الأخيرة ، حيث تُوفر طريقة سهلة للتخطيط وتنظيم وعرض مُختلف المهام. حيث يُمكن التواصل مع مُختلف المُشاركين من خلال الإجتماعات الافتراضية.
على الرغم من أنَّ الاجتماعات ضرورية للفرق والمؤسسات للعمل بسلاسة والتوفيق بين مُختلف المهام والإيفاء بالمواعيد النهائية ، إلا أنها قد تكون في بعض الأحيان غير فعَّالة وتُعيق الإنتاجية. غالبًا ما تُبتلى الاجتماعات عبر الإنترنت بعبارات مثل “آسف لقد تأخرت” و “لا أستطيع سماعك” و “هل يُمكنك تكرار الجزء الأخير؟”.
ومع ذلك ، مع الأدوات المُناسبة ، فإن الاستمرار في التركيز على الرغم من هذه الانحرافات ليس بالأمر الصعب. فيما يلي أفضل الأدوات لضمان الكفاءة المثلى لاجتماعاتك عبر الإنترنت. تحقق من أفضل تطبيقات مؤتمرات الويب والإجتماعات عبر الفيديو البديلة لـ Zoom.
الجدولة والتخطيط بشكل احترافي
قد يكون التخطيط للاجتماعات وجدولتها أمرًا مُرهقًا ، نظرًا لأنه يتعين عليك مُراعاة توافر الجميع. يُعد اكتشاف أفضل وقت للجميع أمرًا صعبًا بشكل خاص مع العمال عن بُعد المُتواجدين في جميع أنحاء العالم. لحسن الحظ ، يُمكن لبعض التطبيقات أن تجعل التخطيط للاجتماعات أقل صعوبة:
1. Cal Friendly.com
Cal Friendly هو تطبيق جدولة سهل الاستخدام يساعد على منع الحجوزات المُزدوجة. يتيح لك التطبيق مزامنة تقاويم مُتعددة ، مما يضمن أن الأشخاص لا يرون سوى فترات زمنية مُتاحة وقابلة للحجز. باستخدام هذا النموذج ، يُمكنك الكشف عن توافرك مع الحفاظ على خصوصية التفاصيل الأساسية لاجتماعاتك. تحقق من بعض أخطاء التواصل الشائعة التي يجب تجنبها في الفرق الافتراضية (وماذا تفعل).
2. Cal.com
مثل Cal Friendly ، يُعتبر Cal أيضًا تطبيقًا لعرض تقاويم مُتعددة من أجل إتاحة خانات وقت الفراغ. بالإضافة إلى ذلك ، يُقدم Cal خيار “الفرق” مقابل رسوم ، حيث يُمكنك إضافة أعضاء آخرين إلى فريقك. هذا مثالي لحجز اجتماعات الفريق ، لأنه يأخذ في الاعتبار توافر العديد من الأشخاص.
3. Magical
Magical هي إضافة Chrome لا يُمكنها فقط مزامنة التقويمات ولكنها تُعتبر مساعد اجتماع افتراضي كامل. يُمكن لـ Magical التخطيط للاجتماعات وإنشاء روابط الحجز والتأكد من عدم تفويت أي اجتماع آخر. تتكامل إضافة Magical بسلاسة مع متصفح Google Chrome لتُوضح لك بالضبط متى وما هو اجتماعك التالي.
الحصول على مكالمات واضحة للغاية
تعتمد الاجتماعات الافتراضية بشكل كبير على وضوح الصوت. أثناء التواجد في المنازل ، لا بد من وجود ضوضاء مثل أصوات الأطفال والحيوانات الأليفة والأجهزة وحركة المرور. ولكن هناك بعض الطرق التي يُمكنك تجربتها لتقليل هذه الضوضاء أثناء مكالماتك:
4. ميزات التخلص من الضجيج داخل التطبيق
تحتوي العديد من تطبيقات الاجتماعات الشائعة عبر الإنترنت مثل Zoom و Microsoft Teams و Discord على ميزات مُضمَّنة للتخلص من الضجيج في الخلفية. باستخدامها ، يجب أن تكون قادرًا على تجنب معظم ضوضاء الخلفية دون الحاجة إلى تطبيقات إضافية.
5. Krisp
Krisp هو أحد أكثر تطبيقات منع الضجيج شيوعًا. يُقلل من ضوضاء الخلفية ويُحسِّن الصوت الذي تسمعه عن طريق تصفية ضوضاء الخلفية من المشاركين الآخرين في الاجتماع. من السهل إعداد Krisp على معظم الأجهزة ويتكامل بسلاسة مع معظم تطبيقات الاجتماعات. تحقق من أكثر المشاكل التقنية للعمل عن بُعد وكيفية إصلاحها.
6. Noise Blocker
Noise Blocker هو تطبيق مُمتاز آخر للتخلص من الضجيج. يُتيح لك هذا التطبيق ضبط شدة وعتبة قمع الضوضاء ، وهو أمر مثالي إذا كنت تُفضل الاحتفاظ ببعض الضوضاء المُحيطة. العيب الوحيد هو أنَّ Noise Blocker متاح فقط لـ Windows 10 والإصدارات الأحدث.
أتمتة ملاحظات اجتماعك
قد يكون تسجيل أجزاء من الاجتماع أو تدوين التفاصيل المُهمة أثناء المكالمة مُملاً. قد تفوتك أيضًا المناقشة المطروحة أثناء تدوين الملاحظات. في ما يلي بعض التطبيقات التي يُمكنها الاستعانة بمصادر خارجية لتدوين الملاحظات باستخدام الذكاء الاصطناعي ، مما يتيح لك أن تكون حاضرًا بشكل كامل في اجتماعاتك:
7. Krisp
إلى جانب ميزة التخلص من ضجيج الخلفية المُتقدمة ، يُمكن أن يُوفر Krisp أيضًا تفريغًا صوتيًا مُمتازًا للاجتماعات. إذا كان لديك بالفعل تطبيق Krisp مُعدًا للصوت ، فإنه يقوم تلقائيًا بإنشاء محاضر الاجتماعات والملاحظات ويُلخص مكالمتك نيابة عنك.
8. Magical
على الرغم من أنَّ Magical تتضمن تقويمًا للاجتماعات ، إلا أنَّ هذا ليس كل ما في الأمر. يمكن لـ Magical الانضمام إلى مكالماتك كمساعد افتراضي يدون الملاحظات وتُساعد في إنشاء جداول الأعمال بناءً على الاجتماعات السابقة. تقوم ميزة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي بنسخ المكالمات في الوقت الفعلي وتُنشئ بسرعة ملخصات الاجتماعات والخطوات التالية. تحقق من كيفية تدوين الملاحظات أثناء اجتماعات Zoom مثل المحترفين.
9. Supernormal
بفضل قوة الذكاء الاصطناعي ، يُمكن لـ Supernormal تسجيل الاجتماعات ونسخها بحيث يُمكنك التركيز على المحادثة. يُمكن أن يُولد ملاحظات مفصلة ، وتسليط الضوء على الخطوات الرئيسية ، وتوثيق بنود العمل التي تم تناولها خلال الاجتماع.
حقق أقصى استفادة من اجتماعاتك
يُمكن للأدوات المذكورة أعلاه تحسين كفاءة اجتماعاتك بشكل ملحوظ. باستخدام التطبيقات والأدوات المُناسبة ، سترى أنَّ إنشاء بيئة عمل وسير عمل تُلبي احتياجاتك بشكل مثالي أمر سهل نسبيًا. بعد كل شيء ، بغض النظر عن ما تحتاجه ، هناك تطبيق لذلك!
قد تتمكن هذه التطبيقات من إزالة القيود المُتعلقة بالتطبيقات ، ولكن يجب عليك أيضًا التفكير في كيفية تحقيق أقصى استفادة من هذه المكالمات من خلال إنشاء بيئة داعمة للمناقشة. يُمكنك الإطلاع الآن على نصائح لاستضافة ندوة عبر الإنترنت بنجاح ونيل إعجاب الحضور.
