استراتيجيات لاستخدامها مع طريقة “إيف لي” للإنتاجية

في عام 1918 ، ابتكر رجل الأعمال الأمريكي “إيف لي” استراتيجية بسيطة ومُبتكرة للإنتاجية أصبحت منذ ذلك الحين تقنية شائعة بين المُديرين التنفيذيين والمُوظفين على حد سواء. تُسمى استراتيجية “إيف لي” استراتيجية “الست مهام” ، وهي تعتمد على فكرة اختيار ست مهام فقط كل يوم والعمل عليها حتى اكتمالها.

قد يبدو هذا بسيطًا للغاية ، ولكن استراتيجية “إيف لي” فعَّالة للغاية لأنها تعمل على التركيز على المهام الأكثر أهمية والتخلص من التشتت. عندما تختار ست مهام فقط كل يوم ، فإنك تُجبر نفسك على التركيز على ما هو مهم حقًا وتجنب الضياع في التفاصيل غير المُهمة.

يُمكن تحسين الاستراتيجية ، التي تتضمن تحديد الأولويات والتركيز على مجموعة صغيرة من المهام يوميًا ، بشكل أكبر باستخدام استراتيجيات إضافية.

من خلال دمج هذه الاستراتيجيات في روتينك ، يُمكنك زيادة إنتاجيتك وإنجاز المزيد باستخدام استراتيجية “إيف لي” بشكل مُفيد. تحقق من ما هو قلق الإنتاجية؟ استراتيجيات للتغلب عليه.

1. إتقان الروتين الصباحي

ابدأ يومك مع روتين صباحي جيد التصميم لضبط نغمة الإنتاجية. يُمكن أن يشمل ذلك التمرين والتأمل والتخطيط لليوم المقبل.

من خلال إنشاء بداية منظمة وواعية لصباحك ، ستكون مستعدًا بشكل أفضل للتعامل مع المهام الست التي تختار التركيز عليها باستخدام طريقة “إيف لي”.

نصائح سريعة لتحقيق أقصى استفادة من صباحك:

1. الاستيقاظ مبكرًا: يستفيد الشخص الذي يستيقظ مبكرًا من الوقت المُتاح له للاسترخاء في اليوم وتجنب الشعور بالاندفاع. يمنحك هذا أيضًا مزيدًا من “الوقت المُخصص لك” قبل الانطلاق في مهامك.
2. التمرين والتأمل: ضع في اعتبارك استخدام تطبيقات مثل Headspace للتأمل أو تحقق من YouTube للحصول على تمارين موجهة.
3. خطط ليومك: خذ بضع دقائق لتحديد أولوياتك الرئيسية لهذا اليوم ، مع التأكد من مواءمتها مع طريقة “إيف لي”. يمكن أن تساعدك أدوات مثل Todoist أو Notion في تنظيم مهامك وتخطيطها بشكل فعَّال.

2. الإستفادة من ساعة القوة

عيّن ساعة مُعينة خلال يومك ، تُعرف عمومًا باسم “ساعة القوة”. خلال هذا الوقت ، ركز على التخلص من كل ما يشتت انتباهك والتركيز فقط على المُهمة التي بين يديك. من خلال الالتزام بساعة متواصلة من العمل المركز ، ستحرز تقدمًا كبيرًا في أولوياتك الرئيسية.

نصائح سريعة لساعة القوة:

1. إزالة مصادر التشتيت: قم بتعطيل الإشعارات ، والحفاظ على هاتفك صامتًا ، وإغلاق علامات التبويب غير الضرورية على الكمبيوتر لتقليل الانقطاعات. استخدم أدوات مثل Focus@Will أو إضافات المُتصفح مثل StayFocusd لحظر مواقع الويب التي تشتت الانتباه.
2. حدد أهدافًا واقعية: حدد بوضوح ما تهدف إلى تحقيقه خلال ساعة القوة لديك ، وقم بتقسيم مُهمتك إلى خطوات أصغر قابلة للتنفيذ. يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع مثل ClickUp أو Trello في تقسيم أهدافك وتنظيمها.
3. تتبع تقدمك: تتبع إنجازاتك خلال كل ساعة قوة لتحفيزك وتقييم مستويات إنتاجيتك. استخدم تطبيقات تتبع الوقت مثل Toggl أو RescueTime لمراقبة إنتاجيتك وتحديد مجالات التحسين.

3. احتضان تقنية تقسيم الوقت

خصص فترات زمنية مُخصصة للعمل المركّز والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني وفترات الراحة. من خلال تنظيم يومك باستخدام فترات زمنية مدمجة ، ستضمن أنك تولي مهامك الاهتمام الذي تستحقه مع تجنب الوقوع في فخ تعدد المهام المُفرط.

نصائح سريعة لتقسيم الوقت بشكل فعال:

1. حدد أولويات مهامك: حدد أهم مهامك وخصص فترات زمنية محددة لها ، بما يتماشى مع مبدأ طريقة “إيف لي” للتركيز على مجموعة صغيرة من المهام.
2. كن واقعيًا: اترك وقتًا مُحددًا بين المهام لحساب أي مقاطعات أو تأخيرات غير مُتوقعة. تذكر أن تضع في اعتبارك فترات الراحة ووقت الانتقال بين الأنشطة.
3. حماية المُكوِّنات الزمنية: تعامل مع المُكوِّنات الزمنية المجدولة على أنها مواعيد غير قابلة للتفاوض وتجنب جدولة الأنشطة المتضاربة خلال هذه الفترات. يُمكنك استخدام أدوات مثل Cal Friendly لإبلاغ زملائك بتوافرك وفقًا لذلك.

تحقق من أفضل تطبيقات تقسيم الوقت (Time Blocking) لزيادة إنتاجيتك.

4. الاستفادة من تقنية بومودورو

تتضمن تقنية بومودورو العمل العميق في جلسة لمدة 25 دقيقة في مُهمة واحدة مع تركيز مُكثف حتى ينتهي العداد. ثم تأخذ استراحة قصيرة ، ثم تكرر العملية. من خلال تقسيم عملك إلى أجزاء يُمكن التحكم فيها ، ستحافظ على مستويات تركيز عالية وتمنع الإرهاق.

نصائح سريعة لفعالية بومودورو:

1. استخدام التطبيق: استخدم تطبيق مُؤقت بومودورو للعمل لفترة محددة مع الحفاظ على الشعور بالإلحاح وتشجيع العمل المُركز.
2. لا تقلل من شأن فترات الراحة: بعد كل جلسة بومودورو ، استفد من وقت الراحة لإعادة شحن طاقتك وإراحة عقلك. استخدم هذا الوقت للتمدد ، أو المشي لمسافة قصيرة ، أو ممارسة تمرين الاسترخاء السريع.
3. المراجعة والضبط: بعد الانتهاء من عدد قليل من جلسات بومودورو ، قم بتقييم تقدمك ، واضبط طول العمل وفترات الراحة بناءً على الإنتاجية ومستويات الطاقة لديك. جرب فترات زمنية مُختلفة للعثور على أفضل ما يناسبك.

5. المهام الفردية والتركيز العميق

بدلاً من تقسيم انتباهك على مهام مُتعددة ، يُمكنك استخدام مهمة واحدة للالتزام بها وإكمالها في كل مرة. يساعد هذا في قول وداعًا للمشتتات وخلق بيئة تُساعد على التركيز العميق.

نصائح سريعة للمُهمة الواحدة الفعَّالة:

1. تنظيف مساحة العمل: قم بإزالة الفوضى وإنشاء بيئة تدعم التركيز والعمل. احتفظ بالأدوات والمواد الأساسية فقط في متناول اليد.
2. استخدم “قاعدة الدقيقتين”: إذا كانت المُهمة تستغرق أقل من دقيقتين لإكمالها ، فقم بها على الفور بدلاً من إضافتها إلى قائمة المهام. يساعد هذا في منع تراكم المهام الصغيرة والتسبب في تشتيت الانتباه.
3. تدرب على اليقظة الذهنية: درب عقلك على إعادة انتباهك إلى المُهمة التي بين يديك متى شئت. تقدم تطبيقات مثل Calm أو Headspace أو حتى YouTube تمارين الذهن المُوجهة لتعزيز التركيز والانتباه.

تحقق من أفضل التطبيقات لمساعدتك على إدارة الإجهاد في العمل وتكون أكثر سعادة.

6. دمج التكنولوجيا من أجل الإنتاجية

استخدم أدوات وتقنيات الإنتاجية التي تُناسبك بشكل أفضل لتعزيز كفاءتك. على سبيل المثال ، يُمكنك استخدام تطبيقات إدارة المهام لالتقاط وتنظيم قوائم المهام لديك ، وأدوات إدارة المشروع للتعاون مع الفرق البعيدة ، وأدوات التشغيل التلقائي لتبسيط المهام المُتكررة.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك عدم إغراقك بالتكنولوجيا التي تعتمد عليها واستخدمها فقط كنظام دعم بدلاً من تشتيت الانتباه. يُمكن أن يؤدي الاعتماد كثيرًا على هذه الأدوات أيضًا إلى تأثير معاكس على إنتاجيتك.

مؤشرات للعمل مع أدوات الإنتاجية:

1. استكشاف تطبيقات الإنتاجية: تطبيقات إدارة المهام مثل Todoist أو Notion أو Evernote مُفيدة في التقاط المهام اليومية والمهام الأكبر. هناك أيضًا تطبيقات إنتاجية محببة مُتاحة إذا كان هذا هو أسلوبك.
2. أتمتة المهام المتكررة: حدد المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها باستخدام أدوات مثل Zapier أو IFTTT لتوفير الوقت وتقليل الجهد اليدوي. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عمل ثقيل من قبل المسؤول ، فإنَّ أتمتة استجابات البريد الإلكتروني أو إدخال البيانات تلقائيًا أو أتمتة النشر على مواقع التواصل الاجتماعي يُمكن أن يوفر وقتًا ثمينًا للقيام بمهام أكثر أهمية.
3. الحد من عوامل التشتيت: يمكن أن يؤدي وضع حدود لاستخدام التكنولوجيا إلى قطع شوط طويل. تحقق من أدوات حظر مواقع الويب مثل Freedom أثناء جلسات العمل المُركزة. يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات استخدام موقع الويب لاكتساب نظرة ثاقبة على عاداتك على الإنترنت وإجراء تعديلات واعية.

تحقق من أسباب لماذا يجب عليك الانفصال عن التكنولوجيا من أجل توازن أفضل بين العمل والحياة.

احصل على المزيد باستخدام طريقة “إيف لي”

في نهاية اليوم ، من المُهم أن تتذكر أنَّ الإنتاجية لا تتعلق فقط بفحص المهام — إنها تتعلق بإنشاء حياة مُرضية وموجهة نحو الهدف. احتضن هذه الاستراتيجيات وجربها واكتشف المزيج الفريد الذي يناسبك. يُمكنك الإطلاع الآن على أشياء يجب مراعاتها قبل اختيار تطبيق الإنتاجية التالي.